MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE DATOS PERSONALES FRISBY S.A EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL DECRETO 1377 DE 2013.
Aviso de Privacidad y Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
FRISBY S.A, sociedad legalmente constituida mediante Escritura Pública No. 00670 de fecha 03 de junio de 1.977, extendida en la Notaría Cuarta del Círculo de Pereira, identificada con el Nit. 891.408.584-5, con domicilio en la ciudad de Pereira, como empresa responsable del tratamiento de datos personales y de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, solicita su autorización para que, de manera libre, previa, expresa y voluntaria permita el tratamiento de datos personales.
Tal autorización permitirá a FRISBY S.A A, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el Procedimiento para el tratamiento de los datos personales en procura de cumplir con las siguientes finalidades:
Los datos personales que FRISBY S.A recoja a través de sus diferentes canales transaccionales, serán usados para la operación y desarrollo de nuestra actividad económica, adicionalmente, FRISBY S.A podrá utilizar sus datos personales para estar en contacto con sus clientes, empleados, proveedores, medir niveles de satisfacción, informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas y actividades promocionales, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos, comunicar noticias de la marca, comunicar información relacionada con nuestros productos, realizar la transferencia de datos a otras empresas con el fin de cumplir con nuestro objeto social y realizar las actividades anteriormente descritas.
En el evento en que se soliciten datos sensibles, "aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, usted no está en la obligación de autorizar su tratamiento.
De conformidad con los procedimientos contenidos en las normas indicadas, los titulares podrán ejercer en cualquier momento su derecho de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar su autorización, comunicándose con el Oficial de Protección de Datos Personales, cargo desempeñado por Natalia Andrea Henao Restrepo, escribiendo a la dirección de correo nhenao@frisby.com.co o llamando al 3301300 Ext. 276.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FRISBY S.A.
FRISBY S.A., sociedad legalmente constituida, con domicilio en la ciudad de Pereira, mediante Escritura Pública No. 00670 de fecha 03 de junio de 1.977, extendida en la Notaría Cuarta del Círculo de Pereira, identificada con el Nit. 891.408.584-5, domiciliada en la ciudad de Pereira, ubicada en la Carrera 17 No. 10-21 Zona Industrial La Popa, correo electrónico nhenao@frisby.com.co ; teléfono: 3301300, expide el siguiente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales conforme a los siguientes:
El Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, el mencionado texto constitucional exhorta a quienes manejan datos personales de terceros a respetar la libertad y demás garantías previstas en la Constitución cuando se recibe, trata y circula la información. En desarrollo de la norma constitucional antes citada, el Congreso de la República de Colombia expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictaron disposiciones generales para la protección de datos personales, ley que fue reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013. El referido Decreto 1377 de 2013 estableció las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales y en el Capítulo III consagró la obligación en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de "desarrollar políticas para el Tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas".
Toda la información recibida por FRISBY S.A. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con FRISBY S.A, o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y actividades desarrollados por FRISBY S.A.
Teniendo en cuenta lo anterior, FRISBY S.A. adopta una serie de políticas encaminadas al cumplimiento de la norma, contenidas en este manual.
El presente Manual, será aplicable en todas y cada una de las relaciones contractuales o comerciales que existan entre FRISBY S.A y los titulares, con las excepciones previstas frente al ámbito de aplicación de la Ley 1266 de 2008.
3.DEFINICIONES:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES:
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje FRISBY S.A.
ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza FRISBY S.A.
ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. FRISBY S.A., aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
PARTE II. DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado. 2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales. 3. Ser informado por FRISBY S.A del uso que se le han dado a los Datos Personales. 4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de FRISBY S.A, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012. 5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales. 6. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de FRISBY S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 7. Solicitar información sobre los Datos Personales que FRISBY S.A hayan recolectado y tratado del titular.
ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, FRISBY S.A, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales: 1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; 2. Conservar copia o prueba de la respectiva autorización otorgada por el titular; 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012; 6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal; 10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; 11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. 12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD
ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN. FRISBY S.A, en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por FRISBY S.A. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de FRISBY S.A, con la siguiente finalidad: Para estar en contacto con sus clientes, empleados y proveedores, para medir niveles de satisfacción, informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas y actividades promocionales, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos, comunicar noticias de la marca, comunicar información relacionada con nuestros productos, realizar la transferencia de datos a otras empresas con el fin de cumplir con nuestro objeto social y realizar las actividades anteriormente descritas.
ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización por parte del titular se realizará a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos. La autorización que ha definido FRISBY S.A, para la recolección y tratamiento de datos personales está enmarcada dentro de este manual y se le definirá al titular el alcance de su autorización.
Parágrafo: FRISBY S.A adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos
ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD: Hace parta de este manual, se publicará en la página web de FRISBY S.A www.frisby.com.co/PoliticaDePrivacidadYUso.html, y en este aviso estará contenida la información básica del sistema de protección de los datos definido por FRISBY S.A.
PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: nhenao@frisby.com.co o contactando a la Oficial de Protección de Datos Personales, cargo desempeñado por Natalia Andrea Henao Restrepo, llamando al 3301300 Ext. 276.
ARTÍCULO 13. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, FRISBY S.A debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías: a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales. b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable. c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de FRISBY S.A de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento. PARAGRAFO: FRISBY S.A garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
ARTÍCULO 14. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, FRISBY S.A garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales FRISBY S.A garantiza: a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad. c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta 14 dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
ARTÍCULO 15. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra FRISBY S.A, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado. c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 16. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a FRISBY S.A la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. 15 1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por: a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. c) Por estipulación a favor de otro o para otro. d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por FRISBY S.A señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
PARÁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. FRISBY S.A tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. FRISBY S.A tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. FRISBY S.A podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Cada vez que FRISBY S.A ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
PARÁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FRISBY S.A la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
PARÁGRAFO TERCERO. EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FRISBY S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, FRISBY S.A debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, FRISBY S.A deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que FRISBY S.A deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines 17 publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que FRISBY S.A establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
PARTE V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y BASES DE DATOS.
ARTÍCULO 18. TRATAMIENTO: FRISBY S.A advierte que, trata sin previa autorización del titular de los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contenidas en la ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 19. TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE LOS MENORES DE EDAD: El tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes está prohibido inicialmente por la ley, sin embargo, será posible de manera excepcional el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes cuando se cumplan los siguientes criterios:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o el tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.
En esta medida, para el tratamiento de un dato personal de un niño, niña o adolescente, la autorización previa para dicho tratamiento debe ser otorgada por el representante legal del menor, los cuales, en principio, serán conjuntamente sus padres, pero en la medida de lo posible, debe contarse con la opinión del niño, niña y adolescente, según analizó la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011.
Todo responsables y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones contenidos en la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y este manual.
ARTÍCULO 20. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS: FRISBY S.A ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera.
1.BASES DE DATOS DE PROVEEDORES: Son bases de datos automatizadas, que contienen datos de las personas naturales que mantiene un vínculo contractual o comercial, cuyo tratamiento tienen como finalidad las estipuladas en este manual y adicionalmente cumplir con las disposiciones contractuales, para la adquisición de bienes o servicios. Esta base de datos se encuentra estructurada y registrada en la contabilidad de la empresa, contienen datos de identificación y localización. La autorización de los titulares consta por escrito y hace parte del formulario de conocimiento del proveedor.
2.BASES DE DATOS DE ARRENDADORES: Son bases de datos manuales y automatizadas, que contienen datos de las personas naturales que mantiene un vínculo contractual de arrendamiento de local comercial, cuyo tratamiento tienen como finalidad las estipuladas en este manual y adicionalmente cumplir con las disposiciones contractuales del contrato de arrendamiento. Esta base de datos se encuentra estructurada y está localizada de manera física en el archivo de contratos del área jurídica de la compañía, contienen datos de identificación y localización. La autorización de los titulares consta por escrito y hace parte del archivo o carpeta de contrato de arrendamiento.
3.BASES DE DATOS DE CLIENTES: Son bases de datos automatizadas, que contienen datos de las personas naturales que FRISBY S.A recoge a través de sus diferentes canales transaccionales (telefrisby, App, pagina Web), el tratamiento de estos tienen como finalidad y serán utilizados para la operación y desarrollo de nuestra actividad económica, adicionalmente, FRISBY S.A podrá utilizar sus datos personales para estar en contacto con sus clientes, medir niveles de satisfacción, informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas y actividades promocionales, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos, comunicar noticias de la marca, comunicar información relacionada con nuestros productos, realizar la transferencia de datos a otras empresas con el fin de cumplir con nuestro objeto social. Esta base de datos se encuentra estructurada y contienen datos de identificación y localización. La autorización de los titulares se da en la aceptación de los términos e información sobre el tratamiento de las bases de datos que consta en estos canales y está a disposición de los clientes en la página web de la compañía.
4.BASES DE DATOS DE INGRESOS: Son bases de datos manuales, que contienen datos de las personas naturales que realizan el proceso de ingreso a la empresa y que aspiran a vincularse laboralmente, cuyo tratamiento tienen como finalidad las estipuladas en este manual, cumplir con disposiciones legales y las demás actividades propias de un proceso de selección. Esta base de datos se encuentra de manera física en cada regional de la compañía donde se adelantan procesos de selección de personal, contienen datos de identificación y localización y la autorización de los titulares consta por escrito y es indispensable para iniciar los procesos de contratación.
5.BASES DE DATOS DE EMPLEADOS: Son bases de datos manuales, que contienen datos de las personas naturales que están vinculadas laboralmente con FRISBY S.A, cuyo tratamiento tiene como finalidad las estipuladas en este manual y cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos se encuentra de manera física en cada regional de la compañía, contienen datos de identificación y localización. La autorización de los titulares consta por escrito y hace parte del archivo o carpeta de contrato laboral.
6.BASES DE DATOS DE LOS FAMILIARES DE LOS EMPLEADOS: Son bases de datos manuales, que contienen datos de los familiares de los empleados de la compañía que están vinculados laboralmente con FRISBY S.A. Este tratamiento tiene como finalidad las estipuladas en este manual y cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos se encuentra de manera física en cada regional de la compañía, contienen datos de identificación y localización. La autorización de los titulares consta por escrito y hace parte del archivo o carpeta de contrato laboral. Respecto a la recolección de datos personales del núcleo familiar en virtud del contrato de trabajo; el trabajador autoriza el tratamiento de los datos personales de sus familiares en ejercicio de los derechos de los titulares consagrados en el Decreto 1074 del 2015, Articulo 2.2.2.25.4.1 para los fines estipulados en el manual adoptado por la compañía.
8.BASES DEL CLUB FRISBYKIDS: Son bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos del representante legal o el tutor y los datos personales niño, niña o adolescente que desea hacer parte del club y recibir los beneficios de este. Este tratamiento tiene como finalidad las estipuladas en este manual y especialmente en cumplimiento del artículo 19. Esta base de datos se encuentra de manera física y electrónica, contienen datos de identificación y localización. La autorización consta por escrito y de manera de aceptación de los términos e información sobre el tratamiento de las bases de datos cuando se diligencia el formato de ingreso al club frisbykids.
PARTE VI. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 21. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FRISBY S.A adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para el almacenamiento de los datos, la Compañía cuenta con una técnica de protección de datos personales y la transmisión de los datos a los encargados, se hace con archivos protegidos. Los accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización. Las bases de datos electrónicas están alojadas en el servidor de nuestra compañía que otorgan niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad. Las bases de datos físicas se encuentran archivadas en las instalaciones de nuestra empresa.
ARTÍCULO 22. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. FRISBY S.A mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos: a) Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos. b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos. c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. d) Funciones y obligaciones del personal. e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. f) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente. h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado. i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo. j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales
VII DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 23 DESIGNACIÓN. FRISBY S.A, designa a como Oficial de Protección de Datos Personales, a Natalia Andrea Henao Restrepo, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.
ARTÍCULO 24 VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir de marzo de 2013.
ARTÍCULO 25. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES: FRISBY S.A podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En caso de que esto ocurra se publicará el nuevo documento en la página: www.frisby.com.co
